¿Cobra tarde y paga el IVA antes de cobrar? El criterio de caja puede aliviar su tesorería en 2027

Con la regla general, el IVA se devenga cuando se realiza la operación, aunque la factura no se haya cobrado. Una empresa que vende a crédito puede encontrarse ingresando el impuesto en la Agencia Tributaria antes de recibir el dinero de su cliente. Ese desfase de tesorería es especialmente sensible para pymes y autónomos que trabajan con plazos de cobro largos.

El régimen especial del criterio de caja nace para corregir ese desfase. Es optativo y permite ingresar el IVA repercutido en el momento del cobro, aunque, como contrapartida, la deducción del IVA soportado se retrasa hasta el momento del pago. Esta circular resume sus requisitos, sus efectos, las operaciones excluidas y el procedimiento para optar, con especial referencia al plazo abierto para el ejercicio 2027.

• Atención. El plazo ordinario para optar por el ejercicio 2027 se abre ahora y finaliza el 31 de diciembre de 2026. Conviene analizar con antelación si el régimen le resulta favorable.

¿En qué consiste?

El criterio de caja es un régimen de doble efecto. Por una parte, el devengo del IVA repercutido se retrasa al momento del cobro, total o parcial, por los importes efectivamente percibidos. Por otra, la deducción del IVA soportado en las adquisiciones se retrasa al momento en que se paga al proveedor.

Existe además una fecha límite. Si una factura no se cobra o no se paga, el IVA se devenga o se deduce, como muy tarde, el 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se realizó la operación. Una operación de marzo de un año sin cobrar, por ejemplo, tributa a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente.

• Atención. El criterio de caja no reduce el IVA que finalmente se ingresa. Solo modifica el momento en que se declara y se deduce. El beneficio es de tesorería.

¿Quién puede aplicarlo?

Pueden optar por este régimen los sujetos pasivos cuyo volumen de operaciones durante el año natural anterior no haya superado los 2.000.000 de euros. A estos efectos, las operaciones se entienden realizadas cuando se hubiera producido el devengo del IVA si no se hubiera aplicado el régimen especial.

Quedan excluidos los sujetos pasivos cuyos cobros en efectivo respecto de un mismo destinatario superen, durante el año natural, los 100.000 euros. Quien inicia la actividad puede optar en la propia declaración de comienzo.

• Atención. Conviene comprobar el volumen de operaciones con el criterio de devengo del régimen general y no con las cantidades efectivamente cobradas. Son importes que pueden no coincidir.

Operaciones excluidas

El régimen se refiere a todas las operaciones del sujeto pasivo realizadas en el territorio de aplicación del impuesto, con algunas excepciones.

Quedan excluidas las siguientes:

• Las acogidas a los regímenes especiales simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, del recargo de equivalencia, del oro de inversión, de los servicios prestados por vía electrónica y del grupo de entidades.
• Las entregas de bienes exentas de los artículos 21 a 25 de la Ley del IVA, es decir, exportaciones y entregas intracomunitarias.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Las operaciones en las que el sujeto pasivo es el empresario o profesional destinatario, en los supuestos de inversión del sujeto pasivo.
• Las importaciones y las operaciones asimiladas.
• Los autoconsumos de bienes y servicios a los que se refieren los artículos 9.1.º y 12.

Atención. La opción no permite elegir factura a factura. Si el régimen se aplica, afecta a todas las operaciones que no estén excluidas.

Comparación con el régimen general

Veamos un ejemplo con cifras ilustrativas. Una empresa emite en septiembre una factura de 10.000 euros más 2.100 euros de IVA y la cobra en enero del año siguiente. Con el régimen general, ingresa los 2.100 euros en la autoliquidación del período en que emitió la factura. Con el criterio de caja, los ingresa en la autoliquidación del período en que la cobra, varios meses después.

• Atención. Si la empresa paga a sus proveedores antes de lo que cobra a sus clientes, el efecto del retraso en la deducción puede compensar o incluso superar la ventaja obtenida en el IVA repercutido.

Cuándo puede convenir y cuándo no

El criterio de caja resulta más útil cuando se dan estas circunstancias.

• Se cobra con plazos largos, por ejemplo a administraciones públicas o a clientes con aplazamientos habituales.
• Existen impagados frecuentes o clientes morosos.
• Se paga pronto o al contado a los proveedores.
• El IVA soportado es reducido en comparación con el repercutido.

Puede ser desaconsejable cuando las compras y las inversiones son elevadas, porque su IVA se deduce más tarde. También cuando los clientes son empresarios que valoran deducir el impuesto desde la factura, ya que con este régimen solo pueden deducirlo cuando pagan o, como máximo, el 31 de diciembre del año siguiente. Para los clientes particulares, que no deducen el IVA, no hay efecto.

• Atención. Antes de optar, conviene calcular el saldo entre el retraso del IVA repercutido y el del IVA soportado con datos reales de cobros y pagos, y no con estimaciones generales.

Cómo se ejerce, se prorroga y se renuncia

La opción se ejerce al presentar la declaración de comienzo de la actividad o, en la declaración censal, durante el mes de diciembre anterior al inicio del año natural en que deba surtir efecto. Para aplicarla desde el 1 de enero de 2027, el plazo finaliza el 31 de diciembre de 2026.

La opción se entiende prorrogada de un año a otro salvo renuncia. La renuncia tiene una validez mínima de tres años, lo que impide volver al régimen durante ese período.

• Punto de atención. Optar fuera de plazo no produce efectos para el ejercicio siguiente. Conviene no dejar la presentación para los últimos días del mes.

Obligaciones formales

La aplicación del régimen exige llevar un registro más detallado que el ordinario.

• Las facturas deben incluir la mención al régimen especial del criterio de caja.
• Los libros registro de facturas expedidas y recibidas deben recoger las fechas y los importes de los cobros y de los pagos, así como los medios utilizados.
• Los clientes empresarios deben anotar la fecha y el medio de pago de las facturas que reciben.
• Es aconsejable conservar los justificantes bancarios, porque la Administración puede requerir que se acredite el momento del cobro.

Atención. Deben anotarse también los cobros y pagos parciales, con su fecha y su importe. Es uno de los fallos más frecuentes en la aplicación del régimen.

Relación con otras opciones

El criterio de caja del IVA afecta solo a este impuesto. En el IRPF, los autónomos en estimación directa pueden optar, con requisitos propios, por imputar ingresos y gastos según cobros y pagos, pero es una opción distinta que no depende de este régimen. Tampoco debe confundirse con el diferimiento del IVA a la importación, que se solicita durante el mes de noviembre y que no se aplica a las importaciones del criterio de caja, ya que estas quedan fuera del régimen.

• Atención. Si el impago se prolonga, conviene analizar por separado si procede modificar la base imponible por crédito incobrable, que tiene sus propios requisitos y plazos.

Actuaciones recomendadas

• Comprobar que el volumen de operaciones del ejercicio 2026 no supera los 2.000.000 de euros.
• Verificar que no se superan los 100.000 euros de cobros en efectivo respecto de un mismo cliente.
• Calcular los plazos medios de cobro y de pago y el efecto neto del régimen sobre la tesorería.
• Valorar la repercusión en los clientes empresarios, que deducen el IVA más tarde.
• Comprobar que sus operaciones no están excluidas por aplicarles otro régimen especial o por ser importaciones, exportaciones o supuestos de inversión del sujeto pasivo.
• Presentar la declaración censal durante diciembre de 2026 si decide optar.
• Adaptar el programa de facturación y los libros registro para incluir la mención y los datos de cobros y pagos.
• Consultar con el despacho antes de renunciar, por el compromiso de permanencia de tres años.

El criterio de caja del IVA permite ajustar el momento del ingreso del impuesto al momento del cobro, con el límite del 31 de diciembre del año siguiente, y aliviar así la tesorería de quienes cobran a plazos largos. Su ventaja no es automática, porque la deducción del IVA soportado también se retrasa y los clientes empresarios deducen más tarde. Para el ejercicio 2027, la opción debe ejercerse en la declaración censal durante diciembre de 2026, y se prorroga salvo renuncia, con un compromiso mínimo de tres años. Cada caso exige un cálculo previo con datos reales. Quedamos a su disposición para estudiar la situación concreta de su empresa.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.