EL ACTA NOTARIAL DE LA JUNTA GENERAL DE SOCIOS

Cualquier socio (o varios socios conjuntamente) que sea titular de un determinado porcentaje (5 % en el caso de sociedades de responsabilidad limitada, y 1 % en el de las sociedades anónimas, salvo previsión estatutaria que haya minorado tales porcentajes), tiene derecho a exigir a los administradores la presencia de un notario que levante acta de la junta general.

Una
cuestión a tener presente y que en muchas ocasiones es desconocida, es el
derecho que corresponde a los socios a solicitar la presencia en la junta
general de socios, de un Notario que levante acta notarial de la reunión.

El
acta notarial es un documento testimonial que recoge por escrito la existencia,
valida formación y exacto contenido de lo acontecido en el seno de la junta,
cumpliendo en este sentido la misma finalidad probatoria que el acta ordinaria,
“con el valor añadido de que al ser un documento público queda bajo la fe del
notario los hechos consignados en la misma”.

Competencia exclusiva de
los administradores para efectuar el requerimiento notarial

De
acuerdo con el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital, los
administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta
de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con 5días de
antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que
representen, al menos, el 1% del capital social en la sociedad anónima o el 5%
en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo
serán eficaces si constan en acta notarial.

El
acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración
de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a
partir de la fecha de su cierre.

Los
honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.

Acta notarial de la Junta

El
Notario que hubiese sido requerido por los administradores para asistir a la
celebración de la Junta y levantar acta de la reunión, juzgará la capacidad del
requirente y, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal, verificará si
la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios,
denegándolo en otro caso.

Una
vez aceptado el requerimiento, el Notario se personará en el lugar, fecha y
hora indicados en el anuncio, y procederá a asegurarse de la identidad y de los
cargos de Presidente y Secretario de la reunión.

Constituida
la Junta, preguntará a la asamblea si existen reservas o protestas sobre las
manifestaciones del Presidente relativas al número de socios concurrentes y al
capital presente.

Además
de las circunstancias generales derivadas de la legislación notarial y
registral, el Notario dará fe de los siguientes hechos o circunstancias:

1.ª
De la identidad del Presidente y Secretario, expresando sus cargos.

2.ª
De la declaración del Presidente de estar válidamente constituida la Junta y
del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o
representados y de su participación en el capital social.

3.ª
De que no se han formulado por los socios reservas o protestas sobre las
anteriores manifestaciones del Presidente y, en caso contrario, del contenido
de las formuladas, con indicación de su autor.

4.ª
De las propuestas sometidas a votación y de los acuerdos adoptados, con
transcripción literal de unas y otros, así como de la declaración del
Presidente de la Junta sobre los resultados de las votaciones, con indicación
de las manifestaciones relativas al mismo cuya constancia en acta se hubiere solicitado.

5.ª
De las manifestaciones de oposición a los acuerdos y otras intervenciones
cuando así se solicite, consignando el hecho de la manifestación, la
identificación del autor y el sentido general de aquélla o su tenor literal si
se entregase al Notario texto escrito, que quedará unido a la matriz.

El
Notario podrá excusar la reseña de las intervenciones que, a su juicio, no
fueren pertinentes por carecer de relación con los asuntos debatidos o con los
extremos del orden del día. Cuando apreciare la concurrencia de circunstancias
o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá interrumpir su
actuación haciéndolo constar en el acta.

Si
las sesiones se prolongan durante dos o más días consecutivos, la reunión de
cada día se consignará como diligencia distinta en el mismo instrumento y por
orden cronológico.

En
ningún caso el Notario calificará la legalidad de los hechos consignados en el
instrumento.

La
diligencia relativa a la reunión, extendida por el Notario en el propio acto o,
ulteriormente, en su estudio con referencia a las notas tomadas sobre el lugar,
no necesitará aprobación, ni precisará ser firmada por el Presidente y el
Secretario de la Junta.

El
acta notarial tendrá la consideración de acta de la Junta y, como tal, se
transcribirá en el Libro de actas de la sociedad.

En
la práctica, la fe pública notarial es útil a fin de dejar constancia
fehaciente de lo que realmente ha sucedido en la junta general. Así, por
ejemplo, puede quedar debidamente acreditado por parte del notario que los
administradores han aclarado a los socios cuantas cuestiones hayan puesto de
manifiesto éstos o, por el contrario, los socios minoritarios pueden tener la
certeza de que se dejará constancia de lo contrario, en los casos en los que
esto haya sucedido así.

En definitiva, el acta notarial se trata de un
recurso de gran utilidad al que conviene acudir en todos aquellos casos en los
que exista un conflicto entre los socios de una compañía mercantil.

Pueden
ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o
aclaración que puedan tener al respecto.

Un
cordial saludo,

José María Quintanar Isasi