LA CONVOCATORIA DE LAS JUNTAS GENERALES ¿SE PUEDE HACER POR CARTA CERTIFICADA O CORREO ELECTRÓNICO?

Los estatutos de la sociedad pueden establecer que la convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la sociedad.

Un aspecto muy importante respecto a la Junta
General es la forma en que se tiene que realizar la convocatoria a los
socios.

Para convocar a sus socios a una junta general, las
pequeñas y medianas empresas, ya sean Sociedades Anónimas o Limitadas, siguen
utilizando métodos tradicionales: la publicación de anuncios en los periódicos
y el envío de burofaxes, telegramas y cartas certificadas por correo ordinario.

La Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece los
distintos cauces que las sociedades de capital pueden utilizar para proceder a
la convocatoria de sus juntas generales de socios. Y así, junto con el anuncio
de convocatoria publicado en la página web de la sociedad si ésta hubiera sido
creada, inscrita y publicada en los términos establecidos en la Ley -o, en
ausencia de dicha página, su publicación en el Boletín Oficial del Registro
Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia-, se admite que, por vía estatutaria,
pueda establecerse que dicha convocatoria se realice por cualquier procedimiento de comunicación individual y
escrita, siempre y cuando, se asegure la recepción del anuncio por
todos los socios en el domicilio designado al efecto o en el que conste en la
documentación de la sociedad. En el caso de socios que residan en el
extranjero, los estatutos podrán prever que sólo serán individualmente
convocados si hubieran designado un lugar del territorio nacional para
notificaciones.

Por consiguiente, si la sociedad no dispone de
una página web (en los términos del artículo 11 bis de la LSC, lo que
suele ser habitual por las complicaciones técnicas que ello comporta para la
sociedad), la regla general es que dicha convocatoria de junta se realice
mediante la publicación en el BORME y en uno de los diarios de mayor
circulación de la provincia.

Ahora bien, como alternativa a dicha regla, los estatutos podrán regular la
convocatoria “por cualquier procedimiento de comunicación individual y
escrita que asegure la recepción del anuncio por todos los socios en el
domicilio designado al efecto o en el que conste en la documentación de la
sociedad“, lo cual posibilita (siempre que así lo especifiquen los
estatutos), la convocatoria de junta mediante el envío de una carta certificada a cada socio o
por correo electrónico.

¿Se puede hacer por carta certificada con acuse de
recibo o correo electrónico?

Sí, como hemos indicado siempre por vía
estatutaria. Recientemente la Dirección General de los Registros y del Notariado
(DGRN) se ha ocupado del tema en la Resolución de 25 de abril de 2016, y
siguiendo la doctrina de la DGRN, llega
a la conclusión de que la finalidad de todas las reformas ha sido
la de simplificar la
forma de convocar la junta general de las sociedades de capital, como medio
de minimizar costes de
funcionamiento de la propia sociedad, incrementando así su
competitividad y que “también se aprecia, en todas las reformas sucesivas, que
en materia de sociedades limitadas es preferente lo que digan los estatutos sobre
forma de convocar la junta que el sistema o sistemas supletorios que en defecto
de regulación estatutaria establezca la norma legal”.

Por tanto, si es posible. Y la DGRN señala que todo
ello debe llevarnos a la conclusión de que el precepto estatutario, en cuanto a
la forma de convocar la junta por correo certificado con acuse de recibo,
perfectamente adecuada a la vigente regulación legal (artículo 173 LSC), sigue siendo aplicable pues su
aplicabilidad en nada contraría la norma legal vigente en el momento de
convocar la junta, es más conforme con la voluntad de los socios que la
establecieron como una las formas supletorias de la legal y se evita de esta
forma una modificación de estatutos y una nueva convocatoria de junta que
previsiblemente conduciría al mismo resultado.

Sobre el uso
del correo electrónico se ha pronunciado también la DGRN (Resoluciones de 28 de octubre de 2014 y 13 de enero de 2015)
admitiendo su uso como medio de convocatoria, y sin necesidad de
firma electrónica, si es complementado con algún procedimiento que
permita el acuse de recibo del envío (como, por ejemplo, serían la
solicitud de confirmación de lectura, u otros medios que permitan obtener
prueba de la remisión y recepción de la comunicación).

Pueden ponerse en contacto
con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener
al respecto.