No se precipite, hay unos plazos que debe tener en cuenta antes de destruir la documentos relativos a su actividad económica. El Código de Comercio establece que los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse durante, al menos, seis años desde el último asiento en los libros. Pero cuidado, hay otros plazos en la normativa fiscal que debe conocer…
Le recordamos que siempre es
conveniente archivar todas las
facturas y justificantes que se generen con su actividad comercial o
profesional. Pero seguramente se habrá preguntado más de una vez ¿Qué
plazos marca la Ley? ¿En qué momento la Agencia Tributaria me puede exigir
facturas y desde qué periodos tributarios? Dicho de otro modo, ¿Durante cuánto
tiempo está obligado una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro
tipo de justificantes de su actividad?
conveniente archivar todas las
facturas y justificantes que se generen con su actividad comercial o
profesional. Pero seguramente se habrá preguntado más de una vez ¿Qué
plazos marca la Ley? ¿En qué momento la Agencia Tributaria me puede exigir
facturas y desde qué periodos tributarios? Dicho de otro modo, ¿Durante cuánto
tiempo está obligado una pyme o autónomo a guardar sus facturas, libros y otro
tipo de justificantes de su actividad?
Normativa mercantil
El Código de Comercio obliga a conservar durante seis años (contados a partir del
último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y
obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse
tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada
su actividad o disuelta la sociedad.
último asiento del ejercicio) libros y documentación que generan derechos y
obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad empresarial. A esta norma deberán atenerse
tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada
su actividad o disuelta la sociedad.
Y todo ello pese a que el
plazo de prescripción de cara a los impuestos es de cuatro años, que
empiezan a contar desde el momento en que se presenta el impuesto. Siempre es
conveniente conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una
inspección por parte de Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante
durante este periodo de tiempo.
plazo de prescripción de cara a los impuestos es de cuatro años, que
empiezan a contar desde el momento en que se presenta el impuesto. Siempre es
conveniente conservar toda la documentación por si la empresa es objeto de una
inspección por parte de Hacienda, que puede reclamar cualquier justificante
durante este periodo de tiempo.
Normativa fiscal
Además de lo que dice la
normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede
tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse
en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero
cuidado, hay otros plazos que no debe olvidar:
normativa mercantil, hay que prestar atención a la normativa fiscal, ya que toda esta documentación también puede
tener efectos fiscales y no sólo mercantiles o laborales. Debe tenerse
en cuenta, como hemos señalado anteriormente, que la normativa fiscal fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos. Pero
cuidado, hay otros plazos que no debe olvidar:
- Interrupciones.-
Cuando Hacienda interviene para revisar los impuestos (durante los cuatro
años de prescripción) o se presenta una declaración complementaria, el
cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la
prescripción y deberá contar cuatro años más para conservar la
documentación. - Activos.- Las facturas
de compra de un activo amortizable deben conservarse hasta que no pueda
revisar el ejercicio que haya amortizado totalmente el activo (cuatro años
más). - Pérdidas.- Si un
ejercicio tiene pérdidas, deberá conservar la documentación que las
acredita durante al menos diez años. - Activos e IVA.- Cuando
adquiere inmovilizado para su actividad por imputación superior a 3.005,06
euros, deberá conservar las facturas nueve años si son bienes muebles y
catorce si son inmuebles.
IVA. Obligación de
conservar las facturas
conservar las facturas
La Ley General Tributaria, establece para los empresarios y
profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos
sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan
relación con sus obligaciones tributarias.
profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos
sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan
relación con sus obligaciones tributarias.
Por otro lado, La Ley del IVA establece que dichos documentos deberán
conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto (4 años).
conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto (4 años).
Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original,
ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los
siguientes documentos:
facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original,
ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los
siguientes documentos:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas
expedidas. - Los justificantes contables en las
operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo
cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad. - Los recibos justificativos del reintegro
de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y
Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la
copia, por parte del titular de la explotación. - Los documentos acreditativos del pago
del impuesto a la Importación.
Esta obligación incumbe
asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales
del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición
de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en
este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de
las facturas expedidas.
asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales
del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición
de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en
este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de
las facturas expedidas.
Los diferentes documentos, en
papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que
permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen,
la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por
parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente
justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de
medios electrónicos.
papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que
permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen,
la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por
parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente
justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de
medios electrónicos.
Para que la conservación de
las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un
instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá
haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un
instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá
haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones
por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a
un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente
período de regularización y los cuatro años siguientes.
por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a
un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente
período de regularización y los cuatro años siguientes.
Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan
por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas
correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas
correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
Prevención de blanqueo de capitales
En el caso de que usted sea
sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le
recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación
en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la
Ley 10/2010.
sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales le
recordamos que debe conservar por un período mínimo de 10 años la documentación
en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la
Ley 10/2010.
Pueden ponerse en contacto
con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener
al respecto.
con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener
al respecto.
Un cordial saludo,
Jose María Quintanar Isasi