Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma. En el caso de que su empresa sea objeto de una Inspección de Trabajo, conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por asesores o expertos con conocimientos adecuados sobre la materia.
Como ya sabrá, la Inspección de Trabajo y
Seguridad Social tiene atribuida legalmente, entre otras, las funciones
de vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social, así como
la competencia para exigir las responsabilidades que se deriven de su
incumplimiento. Además las comunidades autónomas con competencias
legislativas plenas en el orden social también pueden atribuir funciones
inspectoras a funcionarios distintos habilitados al efecto.
Seguridad Social tiene atribuida legalmente, entre otras, las funciones
de vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social, así como
la competencia para exigir las responsabilidades que se deriven de su
incumplimiento. Además las comunidades autónomas con competencias
legislativas plenas en el orden social también pueden atribuir funciones
inspectoras a funcionarios distintos habilitados al efecto.
Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo
nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma:
nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma:
¿Cómo debo actuar ante una Inspección de Trabajo? ¿Qué documentos
necesito para no tener ningún problema? ¿Puede estar mi asesor laboral
en la inspección? Estas preguntas y muchas más nos encargaremos de
responderlas en esta circular sobre cómo afrontar una Inspección de
Trabajo en su oficina o empresa.
necesito para no tener ningún problema? ¿Puede estar mi asesor laboral
en la inspección? Estas preguntas y muchas más nos encargaremos de
responderlas en esta circular sobre cómo afrontar una Inspección de
Trabajo en su oficina o empresa.
Inicio inspección
En primer lugar es necesario saber que no necesariamente se necesita
una denuncia de un exempleado o una persona ajena a la empresa para
recibir una inspección de trabajo. Tampoco tiene porqué estar informado
con un preaviso por parte del inspector o subinspector para dicha
inspección.
una denuncia de un exempleado o una persona ajena a la empresa para
recibir una inspección de trabajo. Tampoco tiene porqué estar informado
con un preaviso por parte del inspector o subinspector para dicha
inspección.
La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas
y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que
exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y
Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en
cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un
inspector de trabajo, o subinspector de empleo.
y trabajadores cumplan con las responsabilidades administrativas que
exige la ley y de asesorar e informar a los mismos en materia laboral y
Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir en
cualquier momento una visita tanto esperada como inesperada de un
inspector de trabajo, o subinspector de empleo.
Por ello, cualquier empresa o negocio puede ser susceptible de
recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya
un preaviso.
recibir la visita de un inspector de trabajo, sin necesidad de que haya
un preaviso.
El Inspector sólo podrá inspeccionar el centro de trabajo tras su
identificación (salvo en casos excepcionales debidamente justificados en
que considere que identificarse puede suponer perjudicar la
investigación de hechos ilícitos). Durante la visita al centro de
trabajo el empresario o su representante podrán acompañar al Inspector.
identificación (salvo en casos excepcionales debidamente justificados en
que considere que identificarse puede suponer perjudicar la
investigación de hechos ilícitos). Durante la visita al centro de
trabajo el empresario o su representante podrán acompañar al Inspector.
La empresa está obligada a facilitar la acreditación de toda aquella
persona que se encuentre en el centro de trabajo cuando el Inspector de
Trabajo se persone en él.
persona que se encuentre en el centro de trabajo cuando el Inspector de
Trabajo se persone en él.
Como responsable de un centro de trabajo, oficina o empresa, no puede
negarse a la inspección que lleve a cabo un inspector de trabajo. Está
obligado a dejarles proceder en su tarea y el mismo inspector puede ver
cada uno de los espacios del centro de trabajo, así como solicitar que
un empleado le acompañe en la Inspección.
negarse a la inspección que lleve a cabo un inspector de trabajo. Está
obligado a dejarles proceder en su tarea y el mismo inspector puede ver
cada uno de los espacios del centro de trabajo, así como solicitar que
un empleado le acompañe en la Inspección.
El inspector actúa en representación de la autoridad y si se le
impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que
le facilite su entrada por la fuerza.
impide la entrada en la empresa, puede reclamar ayuda policial para que
le facilite su entrada por la fuerza.
Atención. Cabe destacar que, si tiene su centro de
trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a una Inspección
de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los órganos
de Administración Pública requerirían una autorización judicial.
trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a una Inspección
de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los órganos
de Administración Pública requerirían una autorización judicial.
Ahora bien, recuerde que los inspectores de trabajo pueden
presentarse en las instalaciones de su empresa o local sin que sea
necesario que le haya preavisado.
presentarse en las instalaciones de su empresa o local sin que sea
necesario que le haya preavisado.
Si se encuentra en esta situación, solicite su identificación (disponen de un carné que acredita su cargo) y actúe así:
- Permita la entrada y facilite la revisión física del
espacio de trabajo. El inspector podrá, por ejemplo, pedirle acceso al
almacén (para verificar que cumple con las medidas de seguridad). - El inspector también podrá interrogar o solicitar la
identificación de todo su personal (para verificar que están dados de
alta o que, si son extranjeros, disponen de la autorización para
trabajar).
Atención. Los inspectores de trabajo se pueden
presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación.
En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación
inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del
centro de trabajo.
presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación.
En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación
inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del
centro de trabajo.
Pautas a seguir con la Inspección de Trabajo
En el momento de recibir la visita del inspector se deben tener en
cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:
cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:
Mostrar una actitud colaboradora: la obstrucción a
la actividad inspectora no aportará nada bueno durante la instrucción
del expediente y por el contrario no solo constituye una infracción
sancionable que el funcionario actuante no dudará en proponer si detecta
este tipo de comportamiento, sino que además ello sólo puede favorecer
que, ante un incumplimiento, la propuesta de sanción del Inspector lo
sea en su cuantía e importes más elevados.
la actividad inspectora no aportará nada bueno durante la instrucción
del expediente y por el contrario no solo constituye una infracción
sancionable que el funcionario actuante no dudará en proponer si detecta
este tipo de comportamiento, sino que además ello sólo puede favorecer
que, ante un incumplimiento, la propuesta de sanción del Inspector lo
sea en su cuantía e importes más elevados.
Mantener la calma: no es aconsejable que la persona
que comparezca ante el funcionario actuante sea alguien de carácter
fácilmente irascible o lo haga alterada. En la línea apuntada
anteriormente es aconsejable que la persona que comparezca se
manifieste, por lo menos aparentemente, como colaborador y dialogante.
Perder los nervios o predisponerse en contra del funcionario actuante y
del organismo que nos ocupa no aportará ningún beneficio en el
desarrollo de las actuaciones y por el contrario puede predisponer de
forma negativa al Inspector actuante y provocar que acabe investigando
más de lo inicialmente previsto.
que comparezca ante el funcionario actuante sea alguien de carácter
fácilmente irascible o lo haga alterada. En la línea apuntada
anteriormente es aconsejable que la persona que comparezca se
manifieste, por lo menos aparentemente, como colaborador y dialogante.
Perder los nervios o predisponerse en contra del funcionario actuante y
del organismo que nos ocupa no aportará ningún beneficio en el
desarrollo de las actuaciones y por el contrario puede predisponer de
forma negativa al Inspector actuante y provocar que acabe investigando
más de lo inicialmente previsto.
Cuanto mayor es el ámbito de actuación inspectora mayor también es el riesgo de detectar irregularidades sancionables:
No podemos engañarnos, ante una panorama legislativo tan denso y
disperso como al que actualmente se deben enfrentar las empresas, con
una técnica legislativa más que dudosa, prácticamente no hay ninguna
empresa que cumpla de forma íntegra con las obligaciones impuestas por
las disposiciones vigentes. No debemos favorecer que nuestro
comportamiento o actuación haga que el órgano inspector decida ampliar
el ámbito inicial de sus actuaciones comprobatorias por cuanto eso
amplía exponencialmente el riesgo de detectar irregularidades en nuestra
empresa.
No podemos engañarnos, ante una panorama legislativo tan denso y
disperso como al que actualmente se deben enfrentar las empresas, con
una técnica legislativa más que dudosa, prácticamente no hay ninguna
empresa que cumpla de forma íntegra con las obligaciones impuestas por
las disposiciones vigentes. No debemos favorecer que nuestro
comportamiento o actuación haga que el órgano inspector decida ampliar
el ámbito inicial de sus actuaciones comprobatorias por cuanto eso
amplía exponencialmente el riesgo de detectar irregularidades en nuestra
empresa.
Preparar adecuadamente las comparecencias: Conviene
repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco
trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y
que la misma sea supervisada por abogados, asesores o personas con
conocimientos adecuados sobre la materia.
repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco
trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y
que la misma sea supervisada por abogados, asesores o personas con
conocimientos adecuados sobre la materia.
En el caso de no conocer los procedimientos o algunos de los
documentos, recomendamos consultar a su asesor laboral para que le pueda
ayudar a obtener los documentos necesarios para poder pasar con éxito
una Inspección de Trabajo.
documentos, recomendamos consultar a su asesor laboral para que le pueda
ayudar a obtener los documentos necesarios para poder pasar con éxito
una Inspección de Trabajo.
Las diligencias o escritos que los inspectores de trabajo presenten
en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de
presentar alguno de los siguientes documentos:
en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de
presentar alguno de los siguientes documentos:
- Libro de visitas (en septiembre de 2016 dejó de ser obligatoria su presentación)
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral
- Cuadro horario y calendario laboral
- Parte de Alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
- Recibos de salarios
- Parte de alta y baja de los trabajadores
- El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
- Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
- Resumen de horas extraordinarias
- Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el justificante de su comunicación
- En el caso de que tengas en tu empresa trabajadores extranjeros,
las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores. - Libro de contabilidad (diario mayor y balances)
- Escritura de constitución de la sociedad
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales:
medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo,
resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y
planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes
de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día,
etc. - Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
- Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
- Documento acreditativo de alta en el IAE
- Contratos mercantiles
El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la
actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o
exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:
actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o
exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:
- Las claves de acceso a los ordenadores
- La toma de fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro
- La identificación de todas las personas que se encuentren en el
centro de trabajo. Ahora bien, la presentación del DNI será
responsabilidad de cada trabajador ya que el empresario no cuenta con la
autoridad necesaria para obligarles. - La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario,
aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que
se registrarán en las actas. - Si considera que existen posibilidades de que se
destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o
informáticos, así como si se determina que pueden existir probables
causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares
Comparecer representado por un asesor experto en la materia: Aunque
no resulta exigible ni legalmente obligatorio, resulta altamente
imprudente que el propio empresario comparezca personalmente ante el
inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un
experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la
dinámica de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender
cualquier asunto que se plantee con más argumentos técnicos.
no resulta exigible ni legalmente obligatorio, resulta altamente
imprudente que el propio empresario comparezca personalmente ante el
inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un
experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la
dinámica de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender
cualquier asunto que se plantee con más argumentos técnicos.
Especialmente escrupuloso debe ser el empresario si la Inspección de Trabajo viene provocada por un accidente de trabajo: La
empresa tiene la obligación de efectuar una Investigación del accidente
acontecido, pero la legislación no establece un plazo concreto para
elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y comentarios del
Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que resulte
necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa
investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración
de la empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y
establecer los posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada
en las diligencias penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por
ello no debe entregarse ningún documento y en especial la Investigación
de accidente sin haber sido supervisada y autorizada por el asesor de
la empresa.
empresa tiene la obligación de efectuar una Investigación del accidente
acontecido, pero la legislación no establece un plazo concreto para
elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y comentarios del
Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que resulte
necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa
investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración
de la empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y
establecer los posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada
en las diligencias penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por
ello no debe entregarse ningún documento y en especial la Investigación
de accidente sin haber sido supervisada y autorizada por el asesor de
la empresa.
Terminación de la Inspección
Las conclusiones del Inspector, serán trasladadas tanto al empresario
como al delegado en prevención, entregando requerimiento de
subsanación, en caso de no presentar toda la documentación solicitada,
se abrirá un Acta de Infracción y una propuesta de sanción.
como al delegado en prevención, entregando requerimiento de
subsanación, en caso de no presentar toda la documentación solicitada,
se abrirá un Acta de Infracción y una propuesta de sanción.
Las actuaciones comprobatorias a un mismo sujeto no pueden dilatarse
por más de 9 meses ni interrumpirse por más de 5 meses, salvo que la
dilación o interrupción sea imputable al propio sujeto inspeccionado.
por más de 9 meses ni interrumpirse por más de 5 meses, salvo que la
dilación o interrupción sea imputable al propio sujeto inspeccionado.
Sobre este plazo de 9 meses se establecen una serie de excepciones
que permiten ampliar el citado plazo por otro periodo que no excederá de
otros nueve (hasta un total de 18 meses), como son:
que permiten ampliar el citado plazo por otro periodo que no excederá de
otros nueve (hasta un total de 18 meses), como son:
- Cuando las actividades de inspección revistan
especial dificultad y complejidad. Se entiende que se produce atendiendo
al volumen de operaciones del sujeto obligado, por la dispersión
geográfica de sus actividades, y en aquellos otros supuestos que indique
una norma reglamentaria. - Cuando en el transcurso de las mismas se descubra que el sujeto
inspeccionado ha obstruido u ocultado al órgano inspector alguna de sus
actividades o de las personas que las desempeñen. - Cuando la actuación inspectora requiera de cooperación administrativa internacional.
Para la imposición de sanciones por infracciones administrativas en
el orden social es obligatoria la tramitación previa de un expediente
comprobatorio.
el orden social es obligatoria la tramitación previa de un expediente
comprobatorio.
Tras el expediente comprobatorio el Inspector de Trabajo suele
concluir sus actuaciones con alguna de las siguientes decisiones:
concluir sus actuaciones con alguna de las siguientes decisiones:
- Considerando que no hay ninguna irregularidad y archivando las actuaciones.
- Requiriendo a la empresa para que en un plazo determinado solvente las irregularidades sin proposición de sanción.
- Proponiendo una sanción a través de la correspondiente Propuesta de
Acta de Infracción y/o proponiendo también Acta de Liquidación de
cuotas derivada de los posibles incumplimientos detectados en materia de
cotización. - En la investigación de accidente de trabajo puede además proponer la imposición a la empresa de un Recargo de Prestaciones.
- Promoviendo de oficio actuaciones que corrijan las omisiones o incumplimientos de la empresa.
- Proponiendo al organismo que corresponda la suspensión o cese en el pago de prestaciones.
- Ordenando la paralización de trabajos o tareas si considera que hay
riesgo grave e inminente para la seguridad y salud de los trabajadores. - Proponiendo a su jefatura la formulación de demanda de oficio ante la Jurisdicción Social.
Atención. Los hechos constatados por los
funcionarios actuantes en las actas de liquidación o propuestas de
sanción tienen presunción de certeza, salvo prueba en contrario, es
decir le va a corresponder a la empresa acreditar que lo que el
funcionario actuante manifiesta haber constatado no era verdad o era
diferente a como recoge en sus actuaciones.
funcionarios actuantes en las actas de liquidación o propuestas de
sanción tienen presunción de certeza, salvo prueba en contrario, es
decir le va a corresponder a la empresa acreditar que lo que el
funcionario actuante manifiesta haber constatado no era verdad o era
diferente a como recoge en sus actuaciones.
Frente a la propuesta de sanción o de liquidación formulada por el
Inspector de Trabajo la empresa podrá formular las alegaciones
correspondientes en el plazo de 15 días desde su notificación. A su
vez, frente a la resolución que resuelva sobre las mismas podrá la
empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un mes desde su
notificación.
Inspector de Trabajo la empresa podrá formular las alegaciones
correspondientes en el plazo de 15 días desde su notificación. A su
vez, frente a la resolución que resuelva sobre las mismas podrá la
empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un mes desde su
notificación.
Concluida la fase administrativa si la resolución que resuelve el
Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la
misma podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de
Justicia.
Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la
misma podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de
Justicia.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
Un cordial saludo,
José María Quintanar Isasi