La Administración Tributaria ha venido manifestando que el sistema de envío de facturas en formato PDF era válido, pero debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora la DGT ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.
Seguramente debido al volumen de facturación de su
empresa o negocio, en más de una ocasión se ha planteado enviar facturas a
través del correo electrónico o la puesta a disposición de las mismas a través
de una web o plataforma para su posterior impresión, registro contable y
archivo. Ahora bien, se ha podido plantar esta duda: ¿El envío de las facturas en PDF y por e-mail es válido a todos los
efectos? ¿Qué requisitos exige Hacienda? ¿Es válido el sistema de facturación
electrónica propuesto en la medida que los archivos en formato PDF no van
firmados digitalmente?
empresa o negocio, en más de una ocasión se ha planteado enviar facturas a
través del correo electrónico o la puesta a disposición de las mismas a través
de una web o plataforma para su posterior impresión, registro contable y
archivo. Ahora bien, se ha podido plantar esta duda: ¿El envío de las facturas en PDF y por e-mail es válido a todos los
efectos? ¿Qué requisitos exige Hacienda? ¿Es válido el sistema de facturación
electrónica propuesto en la medida que los archivos en formato PDF no van
firmados digitalmente?
Tema controvertido
La
expedición y remisión de facturas por medios telemáticos, y más en concreto, a
través del correo electrónico ha sido siempre un tema controvertido puesto que
ha existido una falta de coordinación entre la teoría (la remisión de las
facturas a los destinatarios de las operaciones en formato PDF mediante el
envío de un correo electrónico no era considerado un medio válido) y la
práctica (dicha remisión mediante correo electrónico es práctica más que
habitual, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas).
expedición y remisión de facturas por medios telemáticos, y más en concreto, a
través del correo electrónico ha sido siempre un tema controvertido puesto que
ha existido una falta de coordinación entre la teoría (la remisión de las
facturas a los destinatarios de las operaciones en formato PDF mediante el
envío de un correo electrónico no era considerado un medio válido) y la
práctica (dicha remisión mediante correo electrónico es práctica más que
habitual, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas).
Documento justificativo
La
factura es el documento justificativo de la realización de una determinada
operación y, por tanto, de la repercusión de las cuotas del IVA asociadas a la
misma. A su vez, es el justificante documental de haber soportado las
correspondientes cuotas del IVA con el que cuenta el destinatario de las
operaciones y, por ello, se trata
del principal documento a utilizar a la hora de justificar el derecho a la
deducción de las cuotas del IVA soportado. Por todo esto, contar con
facturas correctas, que cumplan con todos los requisitos exigidos tanto por el
Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) como por
la Ley 37/1992 del IVA no se trata de un requisito meramente formal, sino que
se trata de un requisito esencial para ejercitar, sin sobresaltos, el derecho a
la deducción de las cuotas del IVA soportado en la realización de operaciones
empresariales o profesionales (artículos 164 LIVA, y artículos 8 y 9 Reglamento
de facturación).
factura es el documento justificativo de la realización de una determinada
operación y, por tanto, de la repercusión de las cuotas del IVA asociadas a la
misma. A su vez, es el justificante documental de haber soportado las
correspondientes cuotas del IVA con el que cuenta el destinatario de las
operaciones y, por ello, se trata
del principal documento a utilizar a la hora de justificar el derecho a la
deducción de las cuotas del IVA soportado. Por todo esto, contar con
facturas correctas, que cumplan con todos los requisitos exigidos tanto por el
Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre) como por
la Ley 37/1992 del IVA no se trata de un requisito meramente formal, sino que
se trata de un requisito esencial para ejercitar, sin sobresaltos, el derecho a
la deducción de las cuotas del IVA soportado en la realización de operaciones
empresariales o profesionales (artículos 164 LIVA, y artículos 8 y 9 Reglamento
de facturación).
Envío de facturas por
correo electrónico… ¿es factura electrónica?
correo electrónico… ¿es factura electrónica?
Con
la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013
se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se
normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores
autónomos y PYMES, pues supone un importante ahorro de tiempo y costes de
impresión y envío.
la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013
se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se
normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores
autónomos y PYMES, pues supone un importante ahorro de tiempo y costes de
impresión y envío.
El
artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, dispone que:
artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, dispone que:
1. Las
facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato
electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad
de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de
expedición y durante todo el periodo de conservación.
facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato
electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad
de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de
expedición y durante todo el periodo de conservación.
2. La
autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la
identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la
identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
La integridad
del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo
no ha sido modificado.
del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo
no ha sido modificado.
3. La
autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o
electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en
Derecho.
autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o
electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en
Derecho.
En
particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la
factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la
actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la
factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la
actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Los referidos
controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que
establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o
prestación de servicios que la misma documenta.”.
controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que
establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o
prestación de servicios que la misma documenta.”.
El
artículo 9 del mismo Reglamento contiene el concepto de factura electrónica,
disponiendo lo siguiente:
artículo 9 del mismo Reglamento contiene el concepto de factura electrónica,
disponiendo lo siguiente:
1. Se
entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo
establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato
electrónico.
entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo
establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato
electrónico.
2. La
expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario
haya dado su consentimiento.
expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario
haya dado su consentimiento.
De
acuerdo con lo anterior, será válida la expedición de facturas tanto en formato
electrónico como en papel.
acuerdo con lo anterior, será válida la expedición de facturas tanto en formato
electrónico como en papel.
Hasta
entonces, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios
telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido
por la Administración. La firma garantizaba la autenticidad del documento.
entonces, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios
telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido
por la Administración. La firma garantizaba la autenticidad del documento.
Ahora
para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:
para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contener los datos del emisor y
receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o
servicios y desglosar el IVA.
- El cliente ha de dar explícitamente su
consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la
autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta
de envió y de recepción de los documentos, para evitar errores.
- Que se garantice la autenticidad del
origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el
correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede
alterar el contenido. Se aceptan los formatos xml, pdf, html, gif, jpg. y
puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del
cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se
desea.
- Queda suprimido pues el requisito de la firma mediante
certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo,
como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la
electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.
Por
otra parte, el envío de facturas por correo electrónico sin cumplir los
requisitos y procedimientos establecidos puede implicar sanciones para el
expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer
multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera
producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente
hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superara el 20% del
total de facturación.
otra parte, el envío de facturas por correo electrónico sin cumplir los
requisitos y procedimientos establecidos puede implicar sanciones para el
expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer
multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera
producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente
hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superara el 20% del
total de facturación.
Por
tanto, vemos como Hacienda venía señalando que de acuerdo a su definición, una
factura electrónica debe enviarse a través de medios telemáticos, por lo que el
envío de facturas por correo electrónico es una posibilidad.
tanto, vemos como Hacienda venía señalando que de acuerdo a su definición, una
factura electrónica debe enviarse a través de medios telemáticos, por lo que el
envío de facturas por correo electrónico es una posibilidad.
Sin
embargo, para que una factura pueda considerarse factura electrónica, debía
incluir una firma electrónica reconocida. El envío por correo electrónico de
una factura en un documento electrónico (PDF, Word, Excel, etc.) sin que
incluyan firma electrónica reconocida, de acuerdo a la consulta vinculante a la
AEAT nº V1595-05, no podía considerarse legalmente como factura electrónica, ya
que este sistema no permite garantizar la autenticidad del origen y la
integridad del contenido.
embargo, para que una factura pueda considerarse factura electrónica, debía
incluir una firma electrónica reconocida. El envío por correo electrónico de
una factura en un documento electrónico (PDF, Word, Excel, etc.) sin que
incluyan firma electrónica reconocida, de acuerdo a la consulta vinculante a la
AEAT nº V1595-05, no podía considerarse legalmente como factura electrónica, ya
que este sistema no permite garantizar la autenticidad del origen y la
integridad del contenido.
Sin firma digital pero
controles de gestión (DGT: CV 0553-15 de 11-02-2015 y CV 0340-15, de
30-01-2015)
controles de gestión (DGT: CV 0553-15 de 11-02-2015 y CV 0340-15, de
30-01-2015)
Aunque
con lo señalado anteriormente ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora la
Dirección General de Tributos (DGT) ha ido más allá, y ha confirmado la
validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma
electrónica.
con lo señalado anteriormente ya podía entenderse que el envío de una factura en formato PDF era válido, ahora la
Dirección General de Tributos (DGT) ha ido más allá, y ha confirmado la
validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma
electrónica.
De
forma tradicional se ha señalado que tanto la autenticidad del origen como la
integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los
siguientes mecanismos:
forma tradicional se ha señalado que tanto la autenticidad del origen como la
integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los
siguientes mecanismos:
- Mediante
una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido
(el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre); - Mediante
un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o - Mediante
otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter
previo a su utilización.
Es
decir, o se contaba con alguno de
los dos sistemas validados por la normativa señalados en los dos primeros
apartados, o se necesitaba autorización del Departamento de Gestión Tributaria
de la AEAT si lo que se quería era utilizar un sistema alternativo a estos
sistemas «oficiales» (firma electrónica y sistema EDI). Para
ello, la Administración podía ejercitar una auditoría del sistema propuesto.
decir, o se contaba con alguno de
los dos sistemas validados por la normativa señalados en los dos primeros
apartados, o se necesitaba autorización del Departamento de Gestión Tributaria
de la AEAT si lo que se quería era utilizar un sistema alternativo a estos
sistemas «oficiales» (firma electrónica y sistema EDI). Para
ello, la Administración podía ejercitar una auditoría del sistema propuesto.
Como
se ha señalado anteriormente, estos
criterios han sido flexibilizados. De esta manera, la garantía de la autenticidad del origen y
de la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa de
condiciones o requisitos adicionales respecto de las expedidas en papel y
corresponde al obligado a su expedición dar prueba de esta autenticidad e
integridad
se ha señalado anteriormente, estos
criterios han sido flexibilizados. De esta manera, la garantía de la autenticidad del origen y
de la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa de
condiciones o requisitos adicionales respecto de las expedidas en papel y
corresponde al obligado a su expedición dar prueba de esta autenticidad e
integridad
En
concreto en la CV 0553-15 (y en otra V0340/2015, de fecha 30 de enero de 2015,
en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía
sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en PDF) a través del
envío de un correo electrónico), sobre una persona física que ejerce la
profesión de abogacía y que se planeta si el envío de facturas en formato PDF a
través de su correo corporativo garantiza la autenticidad del origen y la
integridad del contenido de las mismas, la DGT responde a la cuestión en
consulta de 11 de febrero de 2015, indicando que tal y como establece el art.
164.2 de LIVA, la expedición de facturas por el empresario o profesional, por
su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o
profesional, podrán realizarse por cualquier medio, en papel o en formato
electrónico, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas
preste su consentimiento. La factura, en papel o electrónica, debe garantizar
la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad,
desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Los
requisitos a los que debe ajustarse la expedición, remisión y conservación de
facturas, se encuentran regulados reglamentariamente.
concreto en la CV 0553-15 (y en otra V0340/2015, de fecha 30 de enero de 2015,
en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía
sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en PDF) a través del
envío de un correo electrónico), sobre una persona física que ejerce la
profesión de abogacía y que se planeta si el envío de facturas en formato PDF a
través de su correo corporativo garantiza la autenticidad del origen y la
integridad del contenido de las mismas, la DGT responde a la cuestión en
consulta de 11 de febrero de 2015, indicando que tal y como establece el art.
164.2 de LIVA, la expedición de facturas por el empresario o profesional, por
su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o
profesional, podrán realizarse por cualquier medio, en papel o en formato
electrónico, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas
preste su consentimiento. La factura, en papel o electrónica, debe garantizar
la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad,
desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Los
requisitos a los que debe ajustarse la expedición, remisión y conservación de
facturas, se encuentran regulados reglamentariamente.
Por
tanto, este centro indica que toda factura en formato electrónico (por ej.
formato PDF) que reúna todos los requisitos establecidos reglamentariamente y
que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico,
tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la LIVA y del
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
tanto, este centro indica que toda factura en formato electrónico (por ej.
formato PDF) que reúna todos los requisitos establecidos reglamentariamente y
que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico,
tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la LIVA y del
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Toda
factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener
los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA. No se podrán
considerar factura electrónica las emitidas en formato electrónico, por ejemplo
mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido
enviadas y recibidas en papel.
factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener
los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA. No se podrán
considerar factura electrónica las emitidas en formato electrónico, por ejemplo
mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido
enviadas y recibidas en papel.
Finalmente,
respecto a los requisitos de garantía que deba reunir dicha factura
electrónica, la DGT indica que podrán establecerse por cualquier medio de
prueba admitido en Derecho. En nuestro ordenamiento jurídico rige el principio
general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando
descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.
respecto a los requisitos de garantía que deba reunir dicha factura
electrónica, la DGT indica que podrán establecerse por cualquier medio de
prueba admitido en Derecho. En nuestro ordenamiento jurídico rige el principio
general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando
descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.
En
general, lo que se requiere es que los
controles de gestión permitan crear una “pista de auditoría fiable” (término de
difícil explicación), como bien señala la DGT en CV V0340-15, que establezca la
necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de
servicios que la misma documenta.
general, lo que se requiere es que los
controles de gestión permitan crear una “pista de auditoría fiable” (término de
difícil explicación), como bien señala la DGT en CV V0340-15, que establezca la
necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de
servicios que la misma documenta.
Por tanto, debe ser posible establecer esa pista de
una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos
estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de
una orden de compra, la entrega del bien o la prestación del servicio
requerido, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de
la misma.
una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos
estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de
una orden de compra, la entrega del bien o la prestación del servicio
requerido, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de
la misma.
El
hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas
hace que éste deba ser más diligente si cabe en sus controles de gestión para,
llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas
expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctas y garantizan
la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.
hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas
hace que éste deba ser más diligente si cabe en sus controles de gestión para,
llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas
expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctas y garantizan
la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.
Atención. Con independencia de lo
anterior, el contribuyente también podrá poner en conocimiento de la Agencia
Estatal de Administración Tributaria los sistemas de control y garantía
propuestos para que sean validados con carácter previo a la utilización del
sistema de facturación.
anterior, el contribuyente también podrá poner en conocimiento de la Agencia
Estatal de Administración Tributaria los sistemas de control y garantía
propuestos para que sean validados con carácter previo a la utilización del
sistema de facturación.
Pueden
ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o
aclaración que puedan tener al respecto.
ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o
aclaración que puedan tener al respecto.
Un
cordial saludo,
cordial saludo,
Jose María Quintanar Isasi