Todo empresario y sociedad debe realizar la legalización de sus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Si el ejercicio contable se corresponde con el año natural, del 01-01-2016 al 31-12-2016, es este caso, el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de abril de 2017. Recuerde que los libros de actas, socios y contables sólo se podrán diligenciar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Le recordamos que de acuerdo
con la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los
Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los
empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores,
también para este año 2017, los libros de
actas, socios y contables del ejercicio 2016, sólo se podrán diligenciar en
formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
con la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los
Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los
empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores,
también para este año 2017, los libros de
actas, socios y contables del ejercicio 2016, sólo se podrán diligenciar en
formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática.
Si el ejercicio contable se
corresponde con el año natural, del 01-01-2016 al 31-12-2016, es este caso, el
plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de
abril de 2017 en el Registro Mercantil competente.
corresponde con el año natural, del 01-01-2016 al 31-12-2016, es este caso, el
plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el 30 de
abril de 2017 en el Registro Mercantil competente.
Recuerde que todo empresario
deberá llevar los siguientes libros:
deberá llevar los siguientes libros:
- Un libro de
inventarios y Cuentas Anuales - Un libro Diario (
- Un libro de actas de
las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad - Un libro Registro de
Acciones Nominativas - Un libro Registro de
Socios (Sociedades Limitadas) - Libro Registro de
contratos (Sólo Sociedades Unipersonales)
Atención. Los libros encuadernados en blanco y ya
legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas
de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.
legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas
de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013.
Recuerde que…
- El sistema
de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y
presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente,
será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de
ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013. - Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios
deberán cumplimentarse en soporte
electrónico. - La presentación
de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil
competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su
cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del
ejercicio social. - No podrán legalizarse para los ejercicios
iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o
libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles. - Respecto de ejercicios iniciados a partir
del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte
electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. - Los libros
encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados
para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29
de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se
procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará,
en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un
archivo que incluya la certificación del órgano de administración que
haga constar dicha circunstancia. Si en dichos libros se han transcrito
con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos
contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá
igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos,
contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse
telemáticamente. - Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades
mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto
de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de
2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma
telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al
cierre del ejercicio social. - En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Dicho libro podrá ser
único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o
también un libro para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario
que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del
ejercicio. - En cualquier momento del ejercicio social se
podrán legalizar libros de detalles
de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de
cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de
todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas. - Los libros
registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en
blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre
participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre
de 2013. A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la
anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia
de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados. En
todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se
deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste
la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial
sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros
meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya
producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las
participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las
mismas.
- Podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio
determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
De la misma forma podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas
o libros registro de socios, aunque resulte del libro presentado a
legalización que no ha sido legalizado el libro inicial. - A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se
deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación,
un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por
el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado
en el que constarán los datos correctos. - En caso de pérdida, sustracción, destrucción física o informática, o robo de
los libros de socios o acciones nominativas, se podrá legalizar un
libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa,
siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial los hechos
anteriormente señalados. A estos efectos se incluirá el acta o la denuncia
en fichero anexo a la petición de la legalización de los libros. - Las sociedades,
cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran
legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de
contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la
constitución de la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o
a la que ahora se desarrolla, y así resulte de los archivos del registro,
podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados
telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la
fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. El valor probatorio de
estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales. A estos
efectos podrá incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la
cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización
ahora se solicita.
Libros de Actas y Libros registros de socios o de
acciones nominativas
acciones nominativas
Recuerde que todas las actas
de reuniones de los diferentes órganos de gobierno de la sociedad (Consejo de
Administración, Juntas de socios, etc…) se habrán de reflejar en soporte
electrónico y presentarlo en el Registro Mercantil de forma electrónica para su
legalización antes de que acabe el mes de abril de cada año.
de reuniones de los diferentes órganos de gobierno de la sociedad (Consejo de
Administración, Juntas de socios, etc…) se habrán de reflejar en soporte
electrónico y presentarlo en el Registro Mercantil de forma electrónica para su
legalización antes de que acabe el mes de abril de cada año.
En el caso de los libros
registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a
la anteriormente establecida para el Libro de Actas. Los libros se enviarán
telemáticamente mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de
Registradores, en la web www.registradores.org en soporte electrónico,
atendiendo a los requisitos técnicos que se especifican en el anexo I de la
Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros
y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios.
registros de socios o de acciones nominativas, se procederá de forma similar a
la anteriormente establecida para el Libro de Actas. Los libros se enviarán
telemáticamente mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de
Registradores, en la web www.registradores.org en soporte electrónico,
atendiendo a los requisitos técnicos que se especifican en el anexo I de la
Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros
y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios.
Por todo ello, le
recomendamos que revise toda la documentación mercantil que haya podido generar
este año 2016 para verificar si ha incorporado actas de juntas o hay algún
cambio de socios. Le rogamos nos hagan llegar una copia de cada una de estas
actas antes del día 31 de marzo de 2017 para proceder, en su caso, a
confeccionar los “registros electrónicos” necesarios para realizar la legalización
telemática de toda esta documentación.
recomendamos que revise toda la documentación mercantil que haya podido generar
este año 2016 para verificar si ha incorporado actas de juntas o hay algún
cambio de socios. Le rogamos nos hagan llegar una copia de cada una de estas
actas antes del día 31 de marzo de 2017 para proceder, en su caso, a
confeccionar los “registros electrónicos” necesarios para realizar la legalización
telemática de toda esta documentación.
Atención. Todas estas actas han de estar firmadas por todos
los socios.
los socios.
Pueden ponerse en contacto
con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener
al respecto.
con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener
al respecto.
Un cordial saludo,
José María Quintanar Isasi