SE ACERCA EL CIERRE DEL EJERCICIO: LAS CUENTAS ANUALES Y LA RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES

Las cuentas anuales del ejercicio 2015 que ahora se cierra se deben formular por los administradores antes del 31 de marzo de 2016 y ser aprobadas por la Junta General de Socios antes del 30 de junio de 2016. No obstante, hasta ese momento los administradores de la sociedad deben tomar decisiones y tener presente sus obligaciones, ya que en determinadas circunstancias pueden derivarse responsabilidades a los administradores/socios de una sociedad por la mala gestión realizada por éstos, como por ejemplo, en el caso de pérdidas acumuladas de la empresa o en los supuestos de concurso de acreedores.

Como
ya sabrá los administradores de la
sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de
tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula
otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada
año.

También dentro de sus obligaciones está el
convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada
ejercicio -normalmente antes de finalizar el mes de junio-, para
aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la  gestión
social y resolver sobre la aplicación del resultado.

Una
vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas
tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las
empresas y es obligación de las empresas darle publicidad a las cuentas
anuales, mediante el depósito en el registro mercantil, en el que esté inscrita
la sociedad.

Responsabilidades
de los administradores en la elaboración de las cuentas anuales

El
incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar
las cuentas, dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en
el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, mientras el
incumplimiento persista.  Además, el
incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas, puede dar lugar a la
imposición a la sociedad, de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por
el ICAC según la dimensión de la sociedad infractora, así como a la pérdida de
la responsabilidad limitada de la sociedad, contra el órgano de administración.
El sujeto pasivo de la sanción
administrativa es la propia sociedad y no los administradores, como podría
suponerse, habida cuenta de que son aquéllos los obligados a depositar las
cuentas. El plazo de prescripción de las infracciones es de tres
años. El cómputo del plazo de prescripción de la multa (que no del cierre
registral) debe entenderse que comienza al día siguiente del transcurso del mes
para el depósito de los administradores de las cuentas anuales.

Atención. La alteración
«significativa» de las cuentas anuales que supongan una modificación
de la realidad patrimonial de la sociedad, en perjuicio de la propia sociedad o
de terceros, pueden derivar en penas privativas de libertad y multa para los
administradores según tipifica el código penal en su artículo 290.

Decisiones  en el cierre del ejercicio

No
obstante, hasta ese momento los administradores de la sociedad deben tomar
decisiones y tener presente sus obligaciones en el cierre del ejercicio, ya que
en determinadas circunstancias pueden derivarse
responsabilidades a los administradores/socios de una sociedad por la mala
gestión realizada por éstos, como por ejemplo, en el caso de pérdidas acumuladas de la
empresa o en los supuestos de concurso de acreedores.

Por tanto, junto a la
responsabilidad por daños, anteriormente expuesta, la normativa societaria
contempla la responsabilidad de los administradores motivada por el
incumplimiento de determinadas obligaciones legales asociadas a los supuestos
en que la sociedad está incursa en causa de disolución.

Ley de Sociedades de Capital (LSC)
establece los presupuestos de dicha responsabilidad al disponer que: “Los administradores responderán frente a la
sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que
causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los
realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, siempre
y cuando haya intervenido dolo o culpa. La culpabilidad se presumirá, salvo
prueba en contrario, cuando el acto sea contrario a la ley o a los estatutos
sociales.”

Sociedad con pérdidas y en
concurso

Si
la empresa cierra el ejercicio con pérdidas acumuladas puede verse incursa en
causa de disolución resultando los administradores obligados a convocar Junta
que adopte medidas para remover  esta causa (ampliación, reducción de
capital…) o  bien acordar la disolución de la compañía,
procediéndose  a la apertura de la fase de liquidación.

En
este supuesto de causa de disolución, la obligación de convocar Junta debe
hacerse en un plazo máximo de 2 meses desde que el administrador conozca esta
situación. En aquellos casos en que las pérdidas son significativas, se presume
que el administrador debe conocerla al menos al cierre del ejercicio.

Incluso
podría darse la situación de que la empresa, aun no estando en causa de
disolución por pérdidas sin embargo comience a tener dificultades para cumplir
con sus obligaciones de pago, supuesto ante el que también habría que tomar
decisiones.

Si
el administrador no convoca Junta en ese plazo de dos meses o no toma
decisiones o las toman tarde puede ser declarado responsable a título personal
de las deudas de la sociedad.

Atención. Si una sociedad sufre
pérdidas que reduzcan su patrimonio neto por debajo de la mitad del capital
social o entra en situación de insolvencia, sus administradores tienen que
convocar a los socios a una junta general  en el plazo de dos meses para
que adopten los acuerdos necesarios para superar esa situación o, en caso
contrario, acuerden disolver la sociedad o solicitar el concurso de
acreedores, según proceda.

Además,
si la junta no se llega a celebrar o no se logra alcanzar en ella ninguno de
los anteriores acuerdos, los administradores deberán solicitar ante el juzgado
la disolución o el concurso de la sociedad en el plazo de dos meses desde la
fecha en que se celebró o debió celebrarse la junta.

Responsabilidad: En el caso de que no cumplan con sus
obligaciones para el caso de insolvencia o graves pérdidas, los administradores
responderán directamente con su propio patrimonio de las deudas que
contraiga la sociedad con posterioridad al momento en que el patrimonio neto se
situó por debajo de la mitad del capital social o se produjo la insolvencia de
la sociedad.

En estos casos, serán los administradores quienes tengan que
demostrar que las deudas existían con anterioridad a ese momento para evitar
tener que responder de las mismas, ya que en caso contrario se presume que son
de fecha posterior.

Atención. Basta con demostrar la situación de
pérdidas o de insolvencia para que los administradores tengan que
responder de las deudas de la sociedad, independientemente de que tuvieran
conocimiento o no de esa situación. Además, la responsabilidad es
solidaria,  se le puede exigir directamente y en su totalidad a
cualquiera de los administradores, sin necesidad de demandar a la sociedad o al
resto de ellos.

¿Qué
ocurre en aquellos casos en que los administradores se limitan a cesar
en la actividad sin proceder a la liquidación o, al menos, a instar el
correspondiente proceso concursal de la sociedad?

Es frecuente el
caso de sociedades en las que, pese a hallarse incursas en una causa de
disolución o habiendo llegado a una situación de insolvencia, sus
administradores se limitan a cesar en la actividad sin proceder a su
liquidación o, al menos, a instar el correspondiente proceso concursal. Para
evitar los riesgos que para terceros y para los propios socios entraña la
pervivencia de sociedades incursas en determinadas causas de disolución-conclusión
de la empresa, se impone a los administradores de tales entidades la obligación
de adoptar las medidas oportunas para eliminar dicha causa o, en su caso,
promover la ordenada disolución de la sociedad en cualquiera de las formas
previstas legalmente.

El incumplimiento
de los administradores se produce si la causa de disolución subsiste por más de
dos meses  sin que los administradores hayan convocado la junta general
que ha de acordar la disolución. Por el contrario, esta obligación no se incumple,
si antes del término bimensual desaparece la causa de disolución (por
ejemplo,  en el caso de pérdidas que
dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, mediante la
reducción o el aumento del capital en medida suficiente), porque desaparecido
el requisito previo del deber no hay tal deber y menos incumplimiento del
mismo.

Por ello, si algún
acreedor de la sociedad ejercitase una acción judicial de responsabilidad
contra la sociedad y el administrador, por ser posible o probable que la sociedad
haya incurrido en una causa legal de disolución, la presunción de negligencia o
culpa del administrador en el ejercicio de sus funciones se refuerza con la
falta de información registral  y, por tanto, la  imposibilidad para
el acreedor de conocer la situación financiera de la compañía. Es decir, se
produce la inversión de la carga de la prueba y corresponde al administrador
demostrar que la sociedad demandada no está en causa de disolución o
liquidación.

En definitiva, la
condena personal y solidaria al pago de las deudas sociales con los patrimonios
personales de los administradores por las deudas de las sociedades, en el caso
de haber incumplido con las obligaciones inherentes a su cargo, como son
convocar la junta general para acordar la necesaria disolución y liquidación de
la sociedades cuando se encuentra incursa en las causas legalmente
establecidas, se ven facilitadas por la inversión de la carga de la prueba que
ha sido motivada por no haber depositado de las  cuentas anuales en el Registro
Mercantil.

Pueden
ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o
aclaración que puedan tener al respecto.

Un
cordial saludo,

Jose María Quintanar Isasi